Caso de Éxito: Como Grupo Avantex Redujo Sus Días de Cobro 73% Con Savio

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1. Antecedentes del Cliente

Nombre de la Empresa: Grupo Avantex  

Industria: Servicios de Limpieza  

Tamaño: Más de 500 empleados  

Ubicación: Sede en Monterrey, México, con seis oficinas en todo México que sirven a más de 50 ciudades.

Historia:

Grupo Avantex ofrece soluciones integrales de limpieza, servicios de fumigación, suministro de agua potable y productos de limpieza de alta calidad. El grupo está conformado por tres empresas:

• Armoatex: Se especializa en marketing sensorial con difusores y fragancias de alta calidad.
• Weldu: Una aplicación completa para programar servicios de limpieza, higiene y mantenimiento residencial.
• Limpifex: Ofrece una amplia gama de productos de limpieza de alta calidad, incluyendo químicos, dispensadores y papel institucional.

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2. Desafíos Iniciales

Antes de Savio

Grupo Avantex gestionaba más de 1,000 pagos recurrentes mensuales manualmente. Generaban facturas usando su sistema contable y les tomaba alrededor de tres minutos por factura. Una vez timbradas, las descargaban y las enviaban manualmente a los clientes. En total se tardaban 3 semanas con un equipo de 5 personas. Daban seguimiento a su cobranza en Excel y tenían dificultades para crear estados de cuenta y enfrentaban grandes retos para conciliar las cuentas bancarias y saber con exactitud quien les pagaba. Una vez pagado, la generación de complementos de pago (CFDI) era igual, muy lento y tedioso.

Impacto de los Problemas:

1. Falta de Control y Visibilidad: Los procesos manuales les daban poca visibilidad y control sobre las cuentas por cobrar, dificultando el seguimiento de quién debía qué.

2. Procesos Largos y Tediosos: El equipo dedicaba la mayoria de su tiempo a facturar, enviar facturas, crear estados de cuenta y realizar la conciliación. Esto ademas generaba numerosos errores.

3. Aumento en cartera vencida: Debido a estas ineficiencias, tenían un alto nivel de cuentas por cobrar vencidas y periodos de cobro muy largos.

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3. Implementación de la Solución

Por Qué Savio: 

Grupo Avantex eligió Savio por sus capacidades de automatización integral, que prometían agilizar significativamente sus procesos de cobranza.

Proceso de Implementación: 

Savio se integró en las operaciones de Grupo Avantex sin problemas logrando importar toda la cartera vencida directamente del SAT via la CIEC y agregando nuevos clientes y contactos a traves de plantillas de excel. La implementación no ocasionó ningún tipo de interrupción en sus actividades diarias.

Funcionalidades Utilizadas:

• Facturación Automática
• Recordatorios de pago por Email y Whatsapp
• Conciliación de Cuentas Bancarias (Santander y BBVA)
• Reportes y Dashboards

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4. Resultados y Beneficios

Mejoras:

1. Gestión Centralizada de Cuentas por Cobrar: Todas las cuentas por cobrar se consolidaron en una plataforma fácil de usar con información accionable.

2. Mayor Control y Visibilidad: Mejor control y acciones rápidas sobre las operaciones comerciales.

3. Facturación Automatizada: Más de 2,000 facturas mensuales recurrentes ahora se crean y envían automáticamente.

4. Conciliación Bancaria: Las cuentas bancarias vinculadas permiten una rápida conciliación de pagos entrantes.

5. Informes Robustos: Informes detallados y completos para una mejor supervisión financiera.

6. Recordatorios de Pago Automatizados: Aseguraron pagos puntuales de los clientes.

Resultados y Métricas:

1. Reducción del DSO: El Promedio Medio de Cobro (DSO) mejoró de 41 a 11 días, mejorando significativamente el flujo de caja.

2. Recuperación de Cartera Vencida: Recuperar el 18% de sus cuentas vencidas, que se reflejan en varios millones de pesos.

3. Ahorro de Tiempo: La facturación y los recordatorios automatizados ahorraron muchas horas de trabajo manual:

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Testimonio:

"Me encanta Savio, me facilita demasiado la gestión de cobranza y mi equipo está feliz. Nos tardamos en hacer el cambio porque teníamos miedo de que la implementación fuera tediosa y causara problemas operativos, pero fue un proceso súper amigable y sencillo. Los beneficios y resultados que nos trajo Savio han sido increíbles. Antes hasta yo tenia que ponerme a hacer facturas y mandar recordatorios, y ahorita lo hacemos en automatico y podemos dedicar nuestro tiempo a hacer cosas que generan mucho más valor. Savio nos ha ayudado a cobrar más rápido y a recuperar cartera vencida."

- Andrea Bours, Directora Administrativa

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5. Conclusión

Satisfacción General

La empresa está muy satisfecha con el impacto de Savio en sus operaciones.

Planes Futuros:

Grupo Avantex planea ofrecerle a sus clientes ligas de pago a través de Savio para darles más opciones de pago como tarjeta de crédito, domiciliaciones, pagos en efectivo, etc. Además planean implementar el módulo de pólizas para preparar asientos contables automáticamente.

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