¿Cómo saber si una factura fue pagada?

Emitiste una factura, el cliente dijo que ya pagó… pero no ves reflejado el depósito. ¿Te suena familiar? Uno de los problemas más comunes (y frustrantes) en la cobranza es la falta de visibilidad sobre qué facturas ya fueron pagadas y cuáles no.

En este blog te explicamos cómo verificar si una factura fue pagada, qué señales puedes usar para detectar pagos, cómo automatizar ese seguimiento y qué hacer si el cliente te dice que pagó pero no hay comprobante.

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¿Cómo saber si una factura fue pagada?

En México, el SAT no lleva un registro oficial de si una factura ya fue pagada. Pero hay formas de verificarlo manual o automáticamente. Esto son un par de recomendaciones para verificar si tu factura ya fue pagada:

1. Revisa tu cuenta bancaria

Aunque parece obvio, es el primer paso. Busca el depósito con el monto exacto de la factura. Toma en cuenta que a veces el cliente paga varios CFDIs juntos o redondea cantidades.

2. Verifica si la factura fue conciliada

Si usas conciliación bancaria (manual o automática), puedes cruzar los ingresos del banco con el folio de la factura. Si ya fue conciliada, es porque fue pagada.

3. Pide el comprobante de pago (transferencia o SPEI)

Solicita al cliente el comprobante y verifica que el monto, fecha y cuenta de destino coincidan. Asegúrate de que el pago no se haya aplicado a otra factura.

4. Verifica el estado de la factura en tu sistema contable

Plataformas como Aspel, Contpaqi o QuickBooks permiten marcar una factura como “pagada” cuando se hace el registro contable del ingreso.

5. Consulta con tu equipo de finanzas o administración

Si hay más de una persona cobrando, es posible que ya haya sido cobrada pero no actualizada en tu CRM o sistema.

6. Automatiza el seguimiento con herramientas como Savio

Savio te permite saber quién ya pagó, cuándo pagó y qué facturas siguen pendientes, sin tener que revisar una por una.

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¿Y si el cliente dice que ya pagó, pero tú no ves el dinero?

• Verifica si el pago fue a la cuenta correcta.

• Confirma si fue depósito o transferencia (algunos tardan más en reflejarse).

• Asegúrate de que el comprobante no sea de otra factura.

• Si pagó en efectivo, solicita comprobante físico.

• Algunos pagos llegan con referencias confusas o sin nombre. Busca por monto y fecha aproximada.

Automatizar la conciliación puede ayudarte a evitar estos malentendidos y ahorrar horas de revisión manual.

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¿Cómo saber si una factura fue cancelada?

Otra fuente de confusión es cuando el cliente cancela una factura sin avisarte, o cuando tú mismo la cancelaste pero no llevas control.

Para saber si una factura fue cancelada:

1. Consulta el portal del SAT

• Entra a mis cuentas y descarga tus facturas emitidas.

• Verifica el estado del CFDI (vigente o cancelado).

• Si aparece como “cancelado”, esa factura ya no tiene validez fiscal.

2. Revisa en tu sistema contable

Tu software de facturación debe reflejar el estatus de cada CFDI. Algunos lo actualizan automáticamente si están conectados al SAT.

3. Confirma con el cliente

En ocasiones, el cliente cancela la factura porque hubo un error (en el RFC, en el monto o método de pago). Si no te han solicitado una nueva, asegúrate de que el servicio aún se debe facturar.

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¿Cómo evitar confusiones en el seguimiento de facturas?

• Lleva un control claro de qué ya se facturó, qué se cobró y qué sigue pendiente.

• Usa sistemas que te alerten cuando se recibe un pago.

• Automatiza el envío de recordatorios con ligas de pago.

• Registra cada pago con su comprobante y liga a su factura correspondiente.

• No dependas solo de correos o Excel para dar seguimiento.

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👉 Recomendado: Como se factura en el SAT? Guía paso a paso 2025

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Con Savio, saber si una factura fue pagada es automático

Con Savio, ya no tienes que preguntarte si una factura fue pagada. La plataforma:

• Concilia pagos automáticamente con tus facturas

• Te muestra qué clientes ya pagaron y cuáles están atrasados
• Genera y cancela facturas en segundos

• Asocia cada pago con su comprobante

• Te permite ver en tiempo real el estado de tu cartera

• Evita duplicidad, errores o suposiciones

Además, si una factura fue cancelada, puedes reemplazarla y notificar automáticamente al cliente con la nueva.

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