Los 7 errores más comunes a la hora de facturar (y cómo evitarlos)

Emitir facturas correctamente no solo es una obligación fiscal: es la base para cobrar a tiempo y evitar fricciones con tus clientes. Pero en la práctica, muchas empresas —sobre todo las pequeñas y medianas— cometen errores recurrentes que les cuestan tiempo, dinero y hasta relaciones comerciales.

En este blog te compartimos los errores más comunes al facturar en México y cómo puedes evitarlos fácilmente, ya sea que factures tú mismo o tengas a alguien en tu equipo encargado del proceso.

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1. RFC incorrecto

Este es uno de los errores más frecuentes. Un solo dígito mal en el RFC puede hacer que el SAT rechace la factura o que el cliente no pueda deducirla. También retrasa el pago si el cliente pide que se corrija.

Cómo evitarlo: valida el RFC con herramientas como la del SAT o directamente desde tu sistema de facturación. Algunos sistemas ya alertan si un RFC no existe o tiene estructura inválida.

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2. Fecha equivocada de emisión o timbrado

Facturar con fecha incorrecta (por ejemplo, de días pasados o fuera de horario permitido) puede tener consecuencias fiscales o generar confusión al cliente.

Cómo evitarlo: asegúrate de emitir y timbrar la factura el mismo día que se realiza la operación, dentro del horario autorizado por el SAT. Evita dejar facturas “pendientes” para después.

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3. Método y forma de pago mal declarados

Los métodos de pago, PUE y PPD, indican si el pago se realiza en una sola exhibición o de forma diferida/parcial. Muchas veces se pone “Pago en una sola exhibición” aunque el pago será diferido. Esto complica la contabilidad y puede afectar la deducibilidad.

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A la hora de usar PPD, existen diferentes formas de pago. Las Formas de Pago son los distintos medios a través de los cuales se pueden pagar los productos adquiridos o servicios recibidos, ya sea algo convencional como el efectivo o una forma de pago electrónico como tarjeta de débito. Tener formas de pago mal declarados también puede ocasionar un atraso en la contabilidad. Por ejemplo si se declara una forma de pago distinta a la real.

Métodos de pago (clave fiscal):

• PUE (Pago en una sola exhibición): el cliente paga al momento de la operación o en los siguientes días. No se necesita complemento de pago.
• PPD (Pago en parcialidades o diferido): el pago se hará después del momento de facturación. Aquí se debe emitir un complemento de pago cuando el dinero entre.

Formas de pago más comunes para PPD:

1. 03 - Transferencia electrónica de fondos: depósito o transferencia interbancaria.
2. 01 - Efectivo: pago directo con billetes o monedas.
3. 04 - Tarjeta de crédito: pago con tarjeta bancaria a crédito.
4. 28 - Tarjeta de débito: pago con tarjeta bancaria de débito.
5. 99 - Por definir: se usa cuando aún no se sabe cómo pagará el cliente (aplica solo si el método es PPD).

Cómo evitarlo: pregunta al cliente cómo pagará antes de emitir la factura. Si aún no lo sabes, usa PPD con forma de pago “99” y luego complementa.

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4. Descripciones genéricas o sin claridad

Frases como “servicio profesional” o “venta de producto” no dicen mucho. Algunos clientes pueden rechazarte una factura si no está claro qué vendiste. Además, es riesgoso fiscalmente si no se justifica bien.

Ejemplos de descripciones genéricas comunes:

1. “Servicio profesional” → sin detallar el tipo de servicio, fechas ni entregables.
2. “Asesoría” → no indica si fue presencial, remota, ni de qué tipo.
3. “Mantenimiento” → muy amplio: ¿de qué?, ¿cuándo?, ¿con qué frecuencia?
4. “Venta de producto” → ¿cuál producto?, ¿cuántas unidades?, ¿con qué características?
5. “Mensualidad” → ¿de qué servicio?, ¿qué incluye?, ¿qué fechas cubre?

Cómo evitarlo: describe con claridad qué estás facturando. Incluye fechas, conceptos y referencias si es necesario. Esto genera confianza y reduce rechazos.

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5. Cálculo incorrecto de impuestos (IVA, retenciones, IEPS)

Un error en el cálculo del IVA o en la aplicación de retenciones puede invalidar una factura o generar diferencias con el SAT.

Además, dependiendo de lo que vendes y dónde lo vendes, el cálculo puede cambiar. Por ejemplo, en zonas fronterizas del norte del país el IVA puede ser del 8% en lugar del 16%, lo que debe reflejarse en la factura. O en el caso de la venta de algunos productos como botanas y bebidas alcohólicas, estos llevan un impuesto de IEPS variable.

Ejemplo:

Si vendes una cerveza en Monterrey, pagarás:

• IVA: 16%
• IEPS: 26.5% (por tratarse de una bebida alcohólica)

Pero si la vendes en Tijuana (zona fronteriza):

• IVA: 8%
• IEPS: 26.5%

Si en vez de cerveza, se trata de una botana calórica en Monterrey:

• IVA: 16%
• IEPS: 8%

También hay estados que requieren impuestos locales desglosados. Quintana Roo, por ejemplo, exige que se incluya el ISN (Impuesto Sobre Nómina) separado en la factura para ciertos tipos de servicios.

Cómo evitarlo: usa un sistema actualizado con las reglas fiscales vigentes y configura bien cada cliente según su ubicación y tipo de operación.

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6. No enviar la factura al cliente

Parece obvio, pero muchas empresas generan la factura y se olvidan de enviarla. Si el cliente no la tiene, no la puede pagar ni contabilizar.

Cómo evitarlo: automatiza el envío de la factura al correo del cliente justo después del timbrado. Algunos sistemas lo hacen de forma automática o por lotes.

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7. No emitir complemento de pago cuando es necesario

Si la factura fue emitida con método de pago “Por definir” o el pago se hizo después de la emisión, debes generar un complemento de pago.

¿Qué es un complemento de pago?

Es un documento fiscal adicional que informa al SAT que un CFDI previamente emitido fue pagado total o parcialmente, y detalla la forma, monto y fecha del pago. Es obligatorio si usaste el método PPD o si el cliente pagó en partes.

No emitirlo puede causarte problemas fiscales, hacer que el cliente no pueda deducir la factura o incluso que rechace el pago.

Cómo evitarlo: lleva un control de los pagos recibidos y genera el complemento en cuanto entren. Un sistema de cobranza automatizado como Savio puede ayudarte a detectar qué pagos ya se realizaron y qué facturas requieren complemento.

Puedes encontrar más información sobre complementos de pago aquí.

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¿Cómo evitar todos estos errores sin complicarte?

La mayoría de estos errores ocurren por hacerlo todo manualmente: copiar y pegar datos, calcular impuestos en Excel, mandar facturas por correo uno a uno. Pero hoy existen herramientas que automatizan el proceso y reducen el margen de error al mínimo.

Con sistemas como Savio, puedes:

• Personalizar tus facturas con tus datos y los de tu cliente
• Generar y enviar facturas automáticamente sin errores
• Generar complementos de pago
• Ver qué facturas ya fueron pagadas y cuáles siguen pendientes
• Tener reportes por cliente, fecha o estatus de cobranza
• Automatizar recordatorios sin depender de Excel ni correos sueltos

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Facturar bien es clave para cobrar a tiempo, evitar problemas con el SAT y mantener relaciones sanas con tus clientes. La buena noticia es que muchos errores comunes se pueden prevenir con procesos claros, revisión de datos y herramientas adecuadas.

Si ya estás vendiendo bien pero batallas con la parte administrativa, es momento de profesionalizar tu facturación y cobranza.

👉 Agenda una demo con Savio y empieza a generar facturas sin errores.

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